爆発的に普及するスマートフォンは、片手で持ち運べる携帯性と、PCに劣らぬ機能性とを兼ね備えている。それを眠らせておく手はない。会社からスマートフォンを支給されていない外回りの営業マンらが、たとえば自分あての企業メールを自分のスマートフォンで確認したいと考えるのも自然な流れだろう。

ところが、こうした急激な変化に、企業のメールシステムは追いついていないのが現状だ。ウェブメールなどを利用して、社外からメールにアクセスできるように自社システムを再構築するには、コストと手間がかかる。かと言って、外出中はメールを見られないという状況を放置すれば、時間が勝負の世界でビジネスチャンスを失い、業務効率を低下させることになりかねない。「スマートフォンを使って、外出先からも会社のメールをチェックできるようにしてほしい」という現場の切実な声に対応することは、企業にとって喫緊の課題でもある。そこで、注目されているのが、エアネットの企業向けクラウドメールサービス「ALL in One メール」だ。

外出先でも急ぎのメールを逃さない

ALL in Oneメールでは、パソコンや携帯電話、スマートフォンなど、端末ごとに最適化されたウェブメールが利用できる。企業メールでは、スマートフォンにメールのデータやアドレス帳など顧客の個人情報を保存することを避けたいと考える会社も多い。その点、端末にメールをダウンロードせず、ウェブ上で閲覧、返信できるウェブメールなら、端末にデータが残らず、安心だ。

ただ、ウェブメールにも弱点がある。ログイン画面にアクセスしない限り、新着メールの有無を知ることができない。重要なメールが届いているのにそれに気づかず、対応が遅れてしまう可能性もある。そこで、ALL in Oneメールでは、ユーザーが設定した条件でメールをフィルタリングして、「件名」だけをスマートフォンの個人アドレスに転送する機能を備えた。これで、ビジネスメールへの素早い対応を確実にする。また、メール本文や添付ファイルは転送時に削除されるため、たとえスマートフォンを紛失しても、情報が流出するリスクを抑えることができる。

アクセス元をIPアドレスで制限

「ウェブメールの利便性はわかるが、誰でも社外からアクセス可能にしてしまうのは、セキュリティ的に大丈夫なのか？」という不安もある。そこで、ALL in OneメールではユーザーごとにIPアドレスによるアクセス制限が可能となっている。社内からのみメール送受信を許可したり、特定のユーザーのみ社外も含めてウェブメールの利用を許可するといった制限ができ、各社の事情に応じたセキュリティレベルの運用ができる。

二重化インフラで障害に強い環境

また、メールを送受信するメールサーバー、メールデータを保存するストレージなどのハードウェアを完全に二重化しているのも重要なポイントだ。システム障害によりサーバーが停止しても、二重化メールシステムのため停止リスクを大きく低減することができる。自前のハードを持たずに済むクラウドサービスで、二重化のメールシステム環境を提供できることが、ALL in Oneメールの強みだ。

BYODの波に対しては、情報セキュリティの点から慎重な企業が多い一方で、業務効率向上のために現場のニーズに積極的に応えようという企業もある。ALL in Oneメールは、安全性と利便性という二つの目的の追求を両立してくれる心強い味方になる。